出張費削減のポイントとは

出張はなくせますか？

出張費を削減したい時、具体的な方法としてまず何を思い浮かべますか？

「出張の回数を減らせばよい」
「会議はチャットやWEB上で行えばいい」

といった方法を思いつかれる方も多いことでしょう。
確かに無駄な出張は時間と経費のムダですので大いに見直しが必要となります。

しかし、WEBやメール等、コミュニケーションツールが多様化している現在でも、出張することでしか得られない事が多くあります。

現地に赴き、担当者と直接顔を合わせることでしか得られなかった人間関係もあるでしょう。
自分自身の体験をもってしか身につかなかった技術もあるでしょう。

出張は会社発展と利益向上のために行うものであり、そのために必要な投資としてとらえたいものです。

では出張費を削減するためには、出張回数を減らす以外にどのような方法があるのでしょうか。

そのためにはまず出張費の特性を理解する事が重要です。

例えば「ニューヨークに行きたい」「○○というホテルに1泊したい」という目的が同一でも、
買い方、購入のタイミング、求めるサービス、によって大きく値段が変わってきてしまうのが航空券や宿泊代といった「旅費」の大きな特徴です。

つまり、利用者がどの要素に重要性を見出し、価値を感じるかが価格に現れてくるのです。

これが個人旅行であれば、自分の好みや嗜好を優先すればよいわけですが、会社の経費を利用する出張となるとそうもいきません。

さて、あなたの会社が考える「出張における優先順位」とは何でしょう。

徹底した価格の安さですか？

時間の有効活用ですか？

急な予定にも対応できるフレキシブルさですか？

安心・安全面の担保ですか？

快適に過ごせるサービスですか？

優先順位を明確化することが、企業の方針や風土に即した出張費削減のプラン構築と、運用に大きな意味を持ってきます。

具体的削減の方法は多数存在しますが、大きく分けると次の3つに分けられます。

１．購入内容を見直す
２．購買フローを改善する
３．購入方法を変える

先に説明した「企業内での出張における優先順位」がはっきりとすれば、あとはそれを実際の出張手配に反映できるように、①～③の削減方法を実践していくだけです。
そのためには、まず自社の出張手配現状が理想の形と比較してどのような状態であるのかをしっかりと確認し、可視化していく必要があります。

出張を的確にコントロールし、出張費を企業の更なる発展に貢献できる価値ある投資に変えていくのが「出張費削減」のテーマであり、今企業に求められている新しい管理のあり方です。

トラベルコンサルティング事業部
サポートエグゼクティブ兼マーケティング担当
樋下田　智美

2017/05/12

2017/06/02